Datenschutzleitlinie

Die Unternehmensleitung hat folgende Datenschutzleitlinie als Bestandteil ihrer Unternehmensstrategie verabschiedet:

Präambel

Wirtz Druck ist eines der führenden Unternehmen im Bereich der Entwicklung und Produktion von kreativen Direktmailings. Gemeinsam mit unseren Kunden entwickeln wir aus einer Idee ein haptisches Produkt. Wir unterstützen unsere Kunden während dieses Prozess mit unserem gesamten Knowhow. Consulting, Öffnungsquoten-Optimierung, Blickverlauf, die Entwicklung von CAD gezeichneten 3D-Modellen bis hin zu einem Weißmuster auf dem gewünschten Originalmaterial.

Datenschutz spielt bei Wirtz Druck eine zentrale Rolle bei der Erfüllung unserer Aufgaben. Die Wahrung von Persönlichkeitsrechten und die Einhaltung gesetzlicher Bestimmungen zum Datenschutz sind daher wesentliche Bestandteile des Selbstverständnisses unseres Unternehmens. Diesen Maßstab legen wir gewissenhaft auch dann an, wenn wir personenbezogene Daten im Auftrag verarbeiten.

Die Geschäftsführung verabschiedet folgende Datenschutzleitlinie als Bestandteil ihrer Unternehmensstrategie:

Datenschutzziele

Personenbezogene Daten werden bei Wirtz Druck ausschließlich entsprechend den gesetzlichen Bestimmungen zum Datenschutz erhoben, verarbeitet oder genutzt. Die Grundsätze für die Verarbeitung personenbezogener Daten, insbesondere Rechtmäßigkeit, Verarbeitung nach Treu und Glauben, Transparenz und Datenminimierung sind zentrale Aspekte bei der Umsetzung unserer Unternehmensziele.

Die einzuhaltenden technischen und organisatorischen Maßnahmen zum Schutz der personenbezogenen Daten ergeben sich aus den Vorgaben des Art. 32 DSGVO und sind dem jeweiligen Risiko für die Rechte und Freiheiten der Betroffenen angemessen. Dabei werden die Werte der Verfügbarkeit und der Integrität berücksichtigt.

Die Datenschutzgesetze und die Interessen unserer Mitarbeiter verlangen eine Sicherstellung der Vertraulichkeit der Mitarbeiterdaten. Die Daten, die IT-Anwendungen und die IT-Systeme der Personalabteilung werden daher einem hohen Vertraulichkeitsschutz unterzogen. Gleiches gilt für die Daten unserer Kunden und Geschäftspartner.

Alle Mitarbeiter und die Unternehmensführung sind sich ihrer Verantwortung beim Umgang mit personenbezogenen Daten bewusst und unterstützen die Datenschutz-Strategie nach besten Kräften.

Datenschutzmanagement

Zur Erreichung der Datenschutzziele wurde eine Datenschutzorganisation eingerichtet. Ein Datenschutzbeauftragter ist schriftlich benannt worden. Der Datenschutzbeauftragte wird in seiner Tätigkeit durch die Datenschutzkoordinatorin unterstützt. Der Datenschutzbeauftragte berichtet in seiner Funktion direkt an die Unternehmensleitung.

Dem Datenschutzbeauftragten werden von der Unternehmensleitung ausreichende finanzielle, personelle und zeitliche Ressourcen zur Verfügung gestellt, um die vom Management festgelegten Datenschutzziele zu erreichen.

Der Datenschutzbeauftragte und die -koordinatorin sind durch die Mitarbeiter in ihrer Arbeit zu unterstützen.

Der Datenschutzbeauftragte ist, sofern personenbezogene Daten betroffen sind, frühzeitig in alle Projekte einzubinden, um schon in der Planungsphase datenschutzrelevante Aspekte zu berücksichtigen. Die betrieblichen Abläufe sind so zu gestalten, dass eine Einbindung des Datenschutzbeauftragten sichergestellt wird.

Die Mitarbeiter haben sich in allen datenschutzrechtlichen Aspekten an die Anweisungen des Datenschutzbeauftragten zu halten.


Datenschutzmaßnahmen

Die Maßnahmen des Datenschutzes, die Wirtz Druck bei der Erhebung, Verarbeitung oder Nutzung von personenbezogenen Daten einhält, sind in entsprechenden Dokumenten und Konzepten erfasst.

Verbesserung des Datenschutzes

Die relevanten Dokumente und Konzepte werden regelmäßig auf ihre Aktualität und Wirksamkeit durch interne Datenschutzaudits geprüft. Daneben werden auch die Maßnahmen regelmäßig daraufhin untersucht, ob sie den betroffenen Mitarbeitern bekannt sind, ob sie umsetzbar und in den Betriebsablauf integrierbar sind. Dazu werden die bei der Verarbeitung personenbezogener Daten tätigen Personen durch geeignete Maßnahmen mit den Vorschriften der EU Datenschutzgrundverordnung, der jeweiligen nationalen Gesetzgebung, sowie anderer Vorschriften über den Datenschutz und mit den jeweiligen besonderen Erfordernissen des Datenschutzes vertraut gemacht.

Die Unternehmensleitung unterstützt die ständige Verbesserung des Datenschutzniveaus unter anderem durch fortlaufende Integration des Datenschutzes in die Unternehmensprozesse. Mitarbeiter sind angehalten, mögliche Verbesserungen oder Schwachstellen an die entsprechenden Stellen weiterzugeben.

Durch eine kontinuierliche Revision der Regelungen und deren Einhaltung wird das angestrebte Datenschutzniveau sichergestellt. Abweichungen werden mit dem Ziel analysiert, den Datenschutz zu verbessern und ständig auf dem aktuellen Stand zu halten.